Bewaartermijn sollicitatiegegevens
Sollicitatiegegevens zijn persoonsgegevens. Je mag ze niet langer bewaren dan nodig is voor het doel waarvoor je ze verzamelde. Op deze pagina staat welke termijnen gelden, welke uitzonderingen er zijn en wat je ATS moet kunnen om dit automatisch af te dwingen in plaats van met handwerk en herinneringen.
De termijnen
4 weken zonder toestemming
Richtlijn van de Autoriteit Persoonsgegevens: verwijder de gegevens binnen vier weken na afronding van de procedure.
1 jaar met toestemming
Wil je een kandidaat in je talentpool houden? Vraag expliciete toestemming, leg vast wanneer en waarvoor, en zet een einddatum.
Uitzonderingen
Geschil, wettelijke plicht of indiensttreding: dan geldt een andere termijn. Leg dit per categorie vast in je bewaarbeleid.
Bron termijnen: Autoriteit Persoonsgegevens.
Wat een ATS hiervoor moet kunnen
- Automatisch verwijderen of anonimiseren op een ingestelde termijn, per kandidaatstatus.
- Toestemmingsbeheer: vastleggen, verlengen en intrekken, met datum en bron.
- Audit-log zodat je kunt aantonen wat wanneer is verwijderd.
- Rol- en rechtenbeheer zodat hiring managers niet meer zien dan nodig.
AVG-kenmerken per systeem
Hieronder de compliance-kenmerken die wij per systeem hebben kunnen vaststellen. Automatische bewaartermijnen worden door vrijwel alle leveranciers ondersteund via instelbare regels, maar de exacte inrichting verschilt per editie. Vraag dat in de demo na en laat het opnemen in de verwerkersovereenkomst.
| Systeem | Datalocatie | Verwerkersovereenkomst | ISO 27001 |
|---|---|---|---|
| AFAS Recruiting | Nederland (private cloud bij Leaseweb) | ||
| Ashby | Verenigde Staten (AWS) | ||
| Avature | EU of VS (keuze klant) | ||
| BambooHR | Verenigde Staten (AWS) | ||
| Beamery | EU datacenter beschikbaar | ||
| Breezy HR | Verenigde Staten (AWS) | ||
| Bullhorn | EU of VS (keuze klant) | ||
| Byner | EU (Salesforce EU-regio) | ||
| Carerix | Nederland (ISO 27001 gecertificeerd, ISAE 3000 Type 1, datacenters ISO 27001:2013) | ||
| Concludis | Duitsland | ||
| Cornerstone OnDemand | Europese Unie (Frankfurt) | ||
| Easyflex | EU (volgens Easyflex) | ||
| Eightfold AI | EU datacenter beschikbaar | ||
| Emply (Paychex Europe) | Europese Unie (Denemarken) | ||
| Explorgo | Europese Unie | ||
| First2Find | Nederland | ||
| Flowxtra | UNKNOWN | ||
| ForceFlow | Nederland | ||
| Greenhouse | EU (Frankfurt) of VS (keuze klant) | ||
| Harbour ATS | Europese Unie (UK) | ||
| Helloflex | Nederland | ||
| Hellowork | Frankrijk | ||
| Homerun | Europese Unie (AWS) | ||
| HROffice | Nederland | ||
| iCIMS | EU of VS (keuze klant) | ||
| iSmartRecruit | Verenigde Staten | ||
| Jaicob | Europese Unie | ||
| Jobilla | Europese Unie (Finland) | ||
| Jobylon | Europese Unie | ||
| JOIN | Europese Unie (Duitsland) | ||
| Lever (Employ) | Verenigde Staten (AWS) | ||
| Loxo | Verenigde Staten | ||
| Manatal | Azië (Hong Kong/Singapore) | ||
| MySolution | EU (Microsoft Azure / Salesforce) | ||
| Nmbrs Hire | Nederland (Visma) | ||
| Oracle Recruiting Cloud | EU datacenter beschikbaar | ||
| Oracle Taleo | EU datacenter beschikbaar | ||
| OTYS Recruiting Technology | Nederland | ||
| Personio | EU (AWS Frankfurt), volgens Personio | ||
| Phenom | EU datacenter beschikbaar | ||
| Pinpoint | EU of VS (keuze klant) | ||
| Recruit CRM | Verenigde Staten (AWS) | ||
| Recruition | Nederland | ||
| RecruitNow | Europa (volgens RecruitNow) | ||
| SAP SuccessFactors | EU (SAP data center) | ||
| SmartRecruiters | EU (Frankfurt) | ||
| Talentech | Nederland / Scandinavië | ||
| TalentLyft | Europese Unie | ||
| Teamtailor | Europese Unie (AWS Ierland) | ||
| Tellent Recruitee | Europese Unie (Duitsland) | ||
| Tigris | EU (Salesforce EU-regio) | ||
| TSF | Nederland (EER) | ||
| Ubeeo | Nederland (Amsterdam) | ||
| Umanga | Nederland | ||
| Varbi | Zweden / EU | ||
| Vincere | Europese Unie (AWS EU) | ||
| WenS | Nederland (Rijkscloud) | ||
| Workable | EU (AWS Ierland) | ||
| Workday Recruiting | EU (Workday data center) | ||
| Zoho Recruit | EU (Zoho EU data center) |
Veelgestelde vragen
Hoe lang mag je sollicitatiegegevens bewaren?
De Autoriteit Persoonsgegevens hanteert als richtlijn vier weken na het einde van de sollicitatieprocedure. Met expliciete toestemming van de kandidaat mag je de gegevens langer bewaren, in de praktijk meestal maximaal een jaar. Die toestemming moet vrij gegeven en aantoonbaar zijn.
Zijn er uitzonderingen op de vier weken?
Ja. Voor gegevens die je nodig hebt voor een lopend geschil, een wettelijke verplichting of een aangenomen kandidaat (die overgaat naar het personeelsdossier) gelden andere termijnen. Ook assessmentresultaten en verklaringen kunnen een eigen termijn hebben; leg die per categorie vast.
Wat moet mijn ATS hiervoor kunnen?
Drie dingen: automatisch verwijderen of anonimiseren op basis van een ingestelde termijn, toestemmingsbeheer per kandidaat inclusief intrekken, en een audit-log waarmee je kunt aantonen wat wanneer is verwijderd. Vraag bij de demo om deze drie in het systeem te tonen, niet alleen in de brochure.
Wie is verantwoordelijk als het misgaat?
Je organisatie is verwerkingsverantwoordelijke, de ATS-leverancier is verwerker. Boetes en meldplicht liggen bij jou. Leg de afspraken vast in een verwerkersovereenkomst en controleer waar de data staat.