RFP opstellen voor een ATS of HR-systeem

Kort antwoord: Een goede RFP voor een ATS beschrijft je processen, koppelingen en eisen zo concreet dat leveranciers vergelijkbaar antwoorden en jij objectief kunt scoren. Begin met scope en doelen, maak eisen scoorbaar (bijvoorbeeld met MoSCoW of een weging van 1 tot 5), noem elke koppeling met richting en frequentie, vraag naar security, privacy en AI, en laat demo's draaien op je eigen praktijkvoorbeelden. Met de check hieronder zie je in 10 vragen wat er in jouw RFP nog ontbreekt.

RL

Raymond Lemmers, Onafhankelijk ATS-adviseur

20+ jaar ervaring in recruitment en recruitmenttechnologie, 35+ ATS-implementaties, jurylid Recruitment Tech Awards.

LinkedIn · Over ATSAdvies

Laatst gecontroleerd: 8 oktober 2026 · Methodologie

1. 1

   Scope & doelstellingen

   Welke processen vervang of verbeter je? Wat zijn meetbare KPI's (time-to-hire, cost-per-hire, kandidaat-NPS)?

2. 2

   Stakeholders

   HR, Recruitment, IT, Security/Privacy, Finance, hiring managers en eindgebruikers, wie beslist en wie adviseert?

3. 3

   Functionele eisen

   Voorkom een wensenlijst van 300 items. Maak het scoorbaar met MoSCoW of weging 1–5.

4. 4

   Integraties

   Benoem AFAS, Visma/Nmbrs, Workday, LinkedIn Recruiter, Indeed, inclusief richting (push/pull) en frequentie.

5. 5

   Compliance & security

   Datalocatie EU, bewaartermijnen, DPA, ISO 27001/SOC 2, pen-tests, AI-transparantie en bias-monitoring.

6. 6

   Volume & schaal

   Aantal vacatures/jaar, sollicitanten/maand, recruiters, hiring managers, talen, landen, entiteiten.

7. 7

   Kandidaat- & gebruikerservaring

   Apply-flow ≤ 3 stappen, mobiel-first, branding, talen, toegankelijkheid (WCAG 2.1 AA).

8. 8

   AI & automatisering

   Wat mag AI wel/niet beslissen? Human-in-the-loop, uitlegbaarheid, opt-out voor kandidaten.

9. 9

   Commercieel & contract

   Per gebruiker / per vacature / per FTE, implementatie, training, exit-clausule, SLA, indexatie.

10. 10

    Selectieproces & planning

    Longlist → demo's met use-cases → referentiebezoek → POC → contract. Met data en weging per criterium.

0 van 10 afgevinkt

RFI, RFP of RFQ: wat heb je nodig?

• RFI (request for information): een korte uitvraag om de markt te verkennen. Je wilt weten wie er is, wat ze kunnen en wat het ongeveer kost. Geschikt om een longlist terug te brengen tot een shortlist.
• RFP (request for proposal): de inhoudelijke uitvraag. Leveranciers beschrijven hoe ze jouw processen en eisen invullen, inclusief implementatie, service en prijs.
• RFQ (request for quotation): alleen een prijsuitvraag. Zinvol als de oplossing al vastligt, zelden bij de keuze van een ATS.

Voor een nieuw ATS is de gangbare route: RFI naar een longlist, RFP naar een shortlist, daarna demo's.

Het RFP-traject in zeven stappen

1. Scope en doelen vastleggen. Welke processen vervang of verbeter je, en hoe meet je succes (bijvoorbeeld time-to-hire, kosten per aanname, kandidaattevredenheid)?
2. Stakeholders betrekken. HR, recruitment, IT, security en privacy, finance, hiring managers en eindgebruikers. Leg vast wie beslist en wie adviseert.
3. Longlist en RFI. Breng de markt in kaart en vraag basisinformatie op. Gebruik daarvoor bijvoorbeeld de ATS-vergelijker.
4. RFP naar de shortlist. Met scoorbare eisen, je koppelingen, volumes en het gewenste prijsmodel.
5. Demo's op script. Laat elke leverancier dezelfde praktijkvoorbeelden uit jouw organisatie doorlopen, niet hun standaarddemo.
6. Referenties en eventueel een proef (POC). Spreek klanten die op jullie lijken, in dezelfde sector en met dezelfde koppelingen.
7. Contract. Implementatie, SLA, indexatie en een exitclausule (hoe krijg je je data terug).

Wat hoort er in een RFP voor een ATS?

• Scope en doelen: processen, aantallen en meetbare doelen.
• Stakeholders en besluitvorming: wie beoordeelt welk onderdeel.
• Functionele eisen: scoorbaar, met must-haves apart. Een wensenlijst van honderden regels levert vooral "ja" op. Zie ook: welke functies moet een ATS hebben.
• Koppelingen: per systeem (bijvoorbeeld AFAS, Visma, Nmbrs, Workday, LinkedIn, Indeed) de richting (heen, terug of beide), de frequentie en wie de koppeling bouwt en onderhoudt.
• Compliance en security: datalocatie, bewaartermijnen, verwerkersovereenkomst, certificeringen (zoals ISO 27001 of SOC 2) en penetratietests.
• AI en automatisering: wat AI wel en niet mag beslissen, menselijke controle, uitlegbaarheid. Valt de AI-toepassing onder de AI-verordening als hoog risico, vraag dan hoe de leverancier daaraan voldoet.
• Volumes en schaal: vacatures per jaar, sollicitanten per maand, aantal recruiters en hiring managers, talen, landen en entiteiten.
• Kandidaat- en gebruikerservaring: sollicitatiestappen, mobiel, toegankelijkheid, eigen huisstijl.
• Commercieel: prijsmodel (per gebruiker, per vacature of per medewerker), implementatie, training, contractduur, indexatie en exitkosten.
• Planning en selectieproces: de stappen hierboven met data en de weging per criterium.

Zo scoor je de antwoorden

• Bepaal vooraf de weging per onderdeel (bijvoorbeeld functionaliteit, koppelingen, kosten over vijf jaar, implementatie en service) en leg die vast vóór je de antwoorden leest.
• Werk met knock-outcriteria: één niet-ingevulde must-have is genoeg om af te vallen.
• Scoor elk antwoord los, met minstens twee beoordelaars, en bespreek grote verschillen.
• Vergelijk de kosten over de hele contractperiode, inclusief implementatie, koppelingen en uitbreidingen, niet alleen de licentie per maand.

Veelgemaakte fouten

• Een wensenlijst zonder prioriteit: elke leverancier antwoordt "ja" en je kunt niet meer kiezen.
• Koppelingen pas na de keuze uitzoeken, terwijl ze de planning en de kosten van de implementatie sterk bepalen.
• Demo's zonder script: je ziet wat de leverancier wil laten zien, niet hoe jouw proces werkt.
• Alleen de licentieprijs vergelijken.
• Geen afspraken over je data bij vertrek.

Overheid en aanbesteden

Ben je een overheidsorganisatie, dan bepaalt het aanbestedingsrecht de procedure en de termijnen. Lees eerst: recruitment aanbestedingen (Europees, nationaal of enkelvoudig).

Veelgestelde vragen

Wat is een RFP?

Een request for proposal: een inhoudelijke uitvraag waarin leveranciers beschrijven hoe ze jouw eisen invullen, inclusief implementatie, service en prijs.

Wat is het verschil tussen een RFI en een RFP?

Een RFI verkent de markt en levert een shortlist op; een RFP vraagt een concreet voorstel op basis van jouw eisen.

Hoe lang duurt een RFP-traject voor een ATS?

Dat hangt af van het aantal stakeholders, koppelingen en of je moet aanbesteden. Plan de besluitvorming mee, niet alleen de demo's.

Hoe maak ik eisen scoorbaar?

Werk met MoSCoW of een weging van 1 tot 5 per eis, en zet must-haves apart als knock-out.

Moet een overheidsorganisatie aanbesteden?

Vaak wel, afhankelijk van de waarde van de opdracht. Zie recruitment aanbestedingen.