Recruitment aanbestedingen: Europees, nationaal of enkelvoudig?

Een recruitmentopdracht is niet automatisch Europees aanbestedingsplichtig. De juiste inkooproute hangt af van het type opdracht, de geschatte waarde en of de dienst valt onder reguliere diensten of onder sociale en andere specifieke diensten (SAS).

Deze pagina biedt een praktisch startpunt, geen juridisch advies. Raadpleeg bij twijfel altijd je eigen inkoopteam of juridisch adviseur.

De kernvraag: wat koop je eigenlijk in?

Voordat je kijkt naar drempelbedragen of procedures, is de eerste stap om helder te krijgen wát je precies inkoopt. In de recruitmentwereld lopen verschillende soorten opdrachten door elkaar:

Reguliere diensten

Selectie-advies voor een Recruitment systeem / ATS, implementatiebegeleiding, employer branding campagnes, wervingscampagnes of projectmatige recruitmentondersteuning. Dit zijn in de meeste gevallen reguliere diensten onder de Aanbestedingswet.

Inhuur van personeel

Het inhuren van recruiters, sourcers of andere flexibele arbeidskrachten. Afhankelijk van de constructie kan dit onder een raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem vallen.

Sociale en andere specifieke diensten (SAS)

Bepaalde diensten op het gebied van arbeidsbemiddeling en personeelsvoorziening kunnen onder het vereenvoudigde SAS-regime vallen. Dit geldt niet voor alle recruitmentopdrachten, het hangt af van de exacte CPV-code en aard van de dienst.

Dit onderscheid is cruciaal: het bepaalt welke drempelbedragen van toepassing zijn en welke aanbestedingsprocedure je moet of mag volgen.

Wanneer is Europees aanbesteden aan de orde?

Of een opdracht Europees moet worden aanbesteed, hangt af van twee dingen: het type aanbestedende dienst en de geschatte totale opdrachtwaarde. De Europese drempelbedragen worden elke twee jaar herzien.

Indicatieve drempelbedragen 2026–2027 (excl. BTW)

Centrale overheid, reguliere diensten

€140.000

Decentrale overheid, reguliere diensten

€216.000

Sociale en andere specifieke diensten (SAS)

€750.000

Bedragen zijn indicatief. Raadpleeg altijd de drempelbedragen 2026–2027 op PIANOo voor de geldende waarden.

Let op: per 1 januari 2026 zijn de drempelbedragen verlaagd. Meerjarige ATS-contracten vallen daardoor eerder onder de Europese aanbestedingsplicht. Controleer uw lopende contracten.

Let op: bij de berekening van de opdrachtwaarde telt de totale contractwaarde over de gehele looptijd, inclusief verlengingen. Een ATS-licentie van €3.000/maand over 4 jaar komt uit op €144.000, waarmee de drempel voor centrale overheid al overschreden kan zijn.

Kerncijfers

Kerncijfers Europese aanbestedingen recruitment 2026

Indicatieve cijfers voor ATS- en recruitment-aanbestedingen onder de Aanbestedingswet 2012.

Bron: PIANOo · drempelbedragen 2026–2027 · geverifieerd april 2026

Recruitment in de praktijk: welke route past meestal?

Hieronder een praktisch overzicht. Let op: dit zijn indicaties, de exacte route hangt altijd af van je specifieke situatie en interne inkoopregels.

Recruitment systeem / ATS selectie of implementatie

ATS-software is in de meeste gevallen een reguliere dienst (geen SAS). De drempelbedragen voor reguliere diensten zijn daardoor van toepassing. Bij een meerjarig SaaS-contract kan de opdrachtwaarde snel boven de Europese drempel uitkomen.

Selectie-advies of implementatiebegeleiding door een externe partij is doorgaans een aparte reguliere dienst. De opdrachtwaarde hiervan is vaak lager, waardoor een nationaal of enkelvoudig traject kan volstaan, maar controleer dit altijd.

ATS QuickscanATS Implementatie

Wervingscampagnes, employer branding en projectmatige recruitmentdiensten

Campagnes en employer branding advies vallen doorgaans onder reguliere diensten. Of Europees aanbesteden nodig is, hangt af van de totale opdrachtwaarde en het type aanbestedende dienst.

Bij relatief kleine opdrachten (bijv. een eenmalige campagne van €25.000) zal in veel gevallen een enkelvoudige of meervoudige onderhandse procedure volstaan. Bij meerjarige raamcontracten voor employer branding diensten kan de drempel wel overschreden worden.

Inhuur van recruiters of andere flexibele arbeidskrachten

De inhuur van personeel kan, afhankelijk van de exacte constructie, onder sociale en andere specifieke diensten (SAS) vallen. Het drempelbedrag voor SAS-diensten ligt aanzienlijk hoger (circa €750.000), en de procedure is vereenvoudigd.

Let op: niet alle vormen van recruiter-inhuur kwalificeren als SAS. De classificatie hangt af van de CPV-code en de aard van de dienstverlening. Raadpleeg bij twijfel je inkoopafdeling.

Europees of niet-Europees: hoe bepaal je dat snel?

Niet-Europees / nationaal

Europees aanbesteden

Vereenvoudigd Europees (SAS)

De grootste fout bij recruitment aanbestedingen

De meest voorkomende fout is aannemen dat recruitment altijd Europees moet worden aanbesteed, of juist dat het er nooit onder valt.

Beide aannames zijn incorrect. Of een recruitmentopdracht onder de Europese aanbestedingsplicht valt, hangt af van de exacte aard van de opdracht en de geschatte totale waarde over de contractperiode. Een ATS-selectietraject van €15.000 is iets heel anders dan een meerjarig SaaS-contract van €200.000.

Daarnaast wordt het onderscheid tussen reguliere diensten en SAS-diensten vaak over het hoofd gezien, terwijl dit het verschil kan maken tussen een volledige Europese aanbestedingsprocedure en een vereenvoudigde procedure met hogere drempels.

Het aanbestedingsproces in 6 stappen

Van eerste behoeftestelling tot gunning. Voor een Europese ATS-aanbesteding kun je gemiddeld 6 tot 9 maanden doorlooptijd aanhouden, inclusief voorbereiding.

  1. 1

    Week 1–4

    Behoeftestelling & marktverkenning

    Stel intern de scope vast: alleen ATS-software, of ook implementatie, sourcing en assessment-tools? Voer een marktconsultatie uit via TenderNed om realistische eisen te formuleren en de markt te informeren.

    Naar Programma van Eisen

  2. 2

    Week 4–8

    Programma van Eisen & gunningsmatrix

    Verdeel functionele eisen in must-have (knock-out) en nice-to-have (puntwaardig). Stel selectiecriteria (geschiktheid leverancier) en gunningscriteria (EMVI-weging kwaliteit/prijs) op. Stem af met IT, security en juridische zaken.

    ATS-eisen checklist

  3. 3

    Week 8–10

    Aanbestedingsleidraad & publicatie

    Stel de leidraad op met procedure, planning, beoordelingsmethodiek en contractvoorwaarden. Publiceer op TenderNed (en bij Europese aanbesteding automatisch op TED). Inschrijftermijn: minimaal 30 dagen voor openbare procedure.

  4. 4

    Week 10–14

    Inlichtingenronde (Nota van Inlichtingen)

    Leveranciers stellen vragen via TenderNed. Beantwoord deze schriftelijk en geanonimiseerd in één Nota van Inlichtingen, zichtbaar voor alle inschrijvers. Pas de leidraad zo nodig aan.

  5. 5

    Week 14–18

    Beoordeling, demo's & gunning

    Beoordeel inschrijvingen op selectiecriteria en EMVI-score. Voor ATS is een demo of pilot vrijwel altijd onderdeel van de kwalitatieve beoordeling. Voorlopige gunning + Alcatel-bezwaartermijn van 20 dagen.

  6. 6

    Week 18+

    Contractering & implementatie

    Definitieve gunning, contractondertekening en kick-off implementatie. Plan een serieuze migratiefase (data, integraties, training), onderschat dit niet: ATS-implementaties duren als indicatie 3–6 maanden na gunning.

    ATS-implementatie

CPV-codes voor recruitment & ATS-aanbestedingen

CPV-codes (Common Procurement Vocabulary) classificeren wat je inkoopt. De juiste code is cruciaal: leveranciers vinden je opdracht ermee, en de code beïnvloedt of een opdracht onder reguliere diensten of onder SAS valt.

Code

Omschrijving

Wanneer gebruiken

72000000-5

IT-diensten: adviezen, software-ontwikkeling, internet en ondersteuning

Hoofdcategorie ATS-implementatie & SaaS

48000000-8

Software- en informatiesystemen

Levering ATS-licenties / SaaS

48450000-7

Tijdregistratie- of personeelsbeheer­software

Specifieker voor HR/recruitment-software

72212450-1

Software voor tijdregistratie of personeelsbeheer

Alternatief voor 48450000-7

79600000-0

Wervingsdiensten

RPO of wervingscampagnes

79610000-3

Arbeidsbemiddeling

Inhuur recruiters, kan onder SAS vallen

79621000-3

Diensten voor terbeschikkingstelling van kantoorpersoneel

Detachering recruitment-personeel (SAS)

Bron: TenderNed, meestgebruikte CPV-codes. Combineer indien nodig meerdere codes (één hoofdcode + aanvullende codes).

EMVI-weging: hoe verdeel je kwaliteit en prijs?

Bij Europese aanbestedingen is EMVI (Economisch Meest Voordelige Inschrijving op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding) de standaard. Voor ATS-software is een puur prijs-criterium zelden verstandig, gebruiksvriendelijkheid, integraties en adoptie wegen op de lange termijn zwaarder dan licentiekosten.

Indicatieve EMVI-verdeling voor ATS-trajecten

Functionaliteit & gebruiksvriendelijkheid 30%

Integraties & technische architectuur 15%

Security, AVG & vendor lock-in 10%

Implementatie- en migratieplan 10%

Prijs / Total Cost of Ownership (4 jaar) 35%

Deze verdeling is een werkbare startwaarde, pas aan op basis van de strategische prioriteit. Voor enterprise-trajecten zien we kwaliteit vaak op 70–75% (zwaardere weging op security/integraties); voor MKB-organisaties kan prijs juist 45–50% wegen.

Wat werkt goed

Wat je moet vermijden

Voorbeeld uit de praktijk

Aanbesteding 2025

Werving- en selectietool, Gemeente Midden-Groningen

€215.000 contractwaarde

Type opdracht

ATS + vacaturepublicatieplatform

Procedure

Europese openbare procedure

Aanbestedende dienst

Decentrale overheid (gemeente)

Met €215.000 contractwaarde lag deze opdracht net onder de drempel voor decentrale overheid (€216.000), maar gezien de meerjarige looptijd en risico op overschrijding heeft de gemeente alsnog gekozen voor een Europese openbare procedure. Een typisch voorbeeld waarom je de drempel altijd met een marge moet beoordelen, meerwerk of verlenging duwt je snel boven de grens.

Bron: Beleidsradar, Aanbesteding Werving en Selectietool Midden-Groningen (TenderNed-publicatie, januari 2025).

Wat je intern eerst moet vastleggen

Voordat je een inkooptraject start, leg intern het volgende vast:

Wat koop je precies in, software, advies, implementatiebegeleiding, campagnes of personeel?

Wat is de geschatte totale opdrachtwaarde over de gehele looptijd, inclusief verlengingen?

Valt de opdracht onder reguliere diensten of mogelijk onder SAS?

Welke functionele eisen, integraties en beveiligingseisen zijn van toepassing?

Welk inkoopbeleid en welke governance-regels gelden binnen je organisatie?

Is er al een raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem beschikbaar?

Zijn er privacy- of security-eisen die de leverancierskeuze beperken (bijv. AVG, BIO)?

Gebruik de ATS Selectie Checklist als startpunt voor het vastleggen van functionele eisen.

Wanneer heb je extra juridische of inkoopondersteuning nodig?

In de volgende situaties is het verstandig om je inkoopafdeling of een gespecialiseerd adviesbureau te betrekken:

De geschatte opdrachtwaarde nadert of overschrijdt de Europese drempelbedragen

Er is onduidelijkheid of de opdracht onder SAS valt

De opdracht combineert software, advies én inhuur in één traject

Er is sprake van een raamovereenkomst of dynamisch aankoopsysteem

Privacy, informatiebeveiliging of integraties met andere overheidssystemen spelen een rol

De organisatie heeft beperkte ervaring met aanbestedingen in het recruitmentdomein

Praktische conclusie

Er is geen one-size-fits-all route voor recruitment aanbestedingen. De juiste procedure hangt af van:

Begin met het helder definiëren van je behoefte, maak een realistische inschatting van de opdrachtwaarde, en betrek je inkoopafdeling tijdig. De technische selectie van het juiste recruitment systeem kan parallel lopen, onze ATS Quickscan helpt je daarbij.

Hulp nodig bij een complexe aanbesteding?

Onze experts hebben al meerdere complexe recruitment-aanbestedingen begeleid, van Europese procedures voor ATS-selectie bij overheidsorganisaties tot meervoudig onderhandse trajecten voor middelgrote publieke instellingen. Ze kennen de valkuilen, weten hoe je een Programma van Eisen opstelt dat werkt, en helpen je de juiste inkooproute te bepalen.

Contact met onze expertsProgramma van Eisen

Ontdek welk recruitment systeem past bij jouw situatie

Twijfel je welk Recruitment systeem / ATS of welke inkooproute past bij jouw organisatie? Gebruik de quickscan als eerste stap.

Start gratis ATS quickscan

Gratis, onafhankelijk en gebaseerd op 50+ ATS-systemen.

Laatst geverifieerd op 27 april 2026 door Redactie ATS Advies.

Veelgestelde vragen

Moet een ATS-aanbesteding Europees worden gepubliceerd?

Alleen als de geschatte totale opdrachtwaarde (incl. verlengingen) boven het Europese drempelbedrag voor reguliere diensten uitkomt, €140.000 voor centrale overheid en €216.000 voor decentrale overheid (drempels 2026–2027). ATS-software valt doorgaans onder reguliere diensten, niet onder SAS.

Welke CPV-code gebruik je voor een ATS-aanbesteding?

Het meest gebruikte trio is 72000000-5 (IT-diensten), 48000000-8 (software- en informatiesystemen) en specifieker 48450000-7 (HR-software). Voor begeleidende diensten worden 79600000-0 (wervingsdiensten) of 79610000-3 (arbeidsbemiddeling) gebruikt, die laatste kan onder SAS vallen.

Hoe verhoudt EMVI zich tot een ATS-selectie?

Bij Europese aanbestedingen is EMVI (beste prijs-kwaliteitsverhouding) verplicht, tenzij gemotiveerd wordt afgeweken. Voor ATS-trajecten zien we doorgaans een weging van 60–70% kwaliteit (functionaliteit, gebruiksvriendelijkheid, integraties, security) tegen 30–40% prijs (TCO over 4 jaar inclusief implementatie).

Hoe lang duurt een Europese aanbesteding voor een ATS gemiddeld?

Indicatie, geen garantie: Een openbare Europese procedure neemt 4–6 maanden van publicatie tot gunning (incl. minimaal 30 dagen inschrijftermijn, beoordeling, eventuele demo's en 20 dagen Alcatel-bezwaartermijn). Reken voor de voorbereidende fase (PvE, marktconsultatie, leidraad) nog eens 2–3 maanden bij.

Mag je een marktconsultatie houden voor een ATS-aanbesteding?

Ja, een marktconsultatie via TenderNed is toegestaan en juist aanbevolen voor ATS-trajecten. Mits transparant uitgevoerd en met gelijke informatie voor alle deelnemers, mogen leveranciers die meededen daarna gewoon inschrijven. Dit voorkomt onrealistische eisen of een te smalle scope.

Wat is het verschil tussen een raamovereenkomst en een gewone aanbesteding?

Een raamovereenkomst legt voorwaarden vast met één of meerdere leveranciers voor toekomstige opdrachten, zonder dat alle volumes vooraf vastliggen. Voor ATS-software is dit minder gebruikelijk; voor recruiter-inhuur of campagnes juist wel. Looptijd is doorgaans maximaal 4 jaar.

Wat als wij al een ATS gebruiken, moeten we dan nog aanbesteden?

Bij verlenging van een bestaand contract gelden vaak striktere regels: een opdracht mag niet zonder aanbesteding worden voortgezet als de oorspronkelijke gunning daar niet in voorzag. Bij wezenlijke wijzigingen (scope, prijs, duur) geldt formeel een nieuwe aanbestedingsplicht. Controleer dit per situatie.

Officiële bronnen en regelgeving

PIANOo, Drempelbedragen Europees aanbestedenPIANOo, Nieuwe drempelbedragen 2026–2027PIANOo, Sociale en andere specifieke diensten (SAS)PIANOo, Wat zijn sociale en andere specifieke diensten?Aanbestedingswet 2012 (wetten.overheid.nl)EU Directive 2014/24/EU, Public Procurement (EUR-Lex)EU Public Procurement, Overview (EUR-Lex)TenderNed, Meestgebruikte CPV-codesMVI-criteriatool, duurzame en sociale criteriaTenderNed, Officieel Nederlands aanbestedingsplatformTED (Tenders Electronic Daily), Europees aanbestedingsplatformCommissie van Aanbestedingsexperts, geschillen & adviezenRijksoverheid, Aanbesteden door overhedenEuropese Commissie, Public procurement rules

Drempelbedragen en regelgeving worden periodiek aangepast. Controleer altijd de actuele informatie via bovenstaande bronnen.