Welke functies moet een ATS hebben? De essentiële features en de checklist voor je selectie
Kort antwoord: een ATS moet in de basis vijf dingen goed doen: vacatures en kandidaten in één overzicht per vacature beheren, vacatures publiceren en sollicitaties ontvangen, hiring managers laten meebeslissen, kandidaten snel en persoonlijk informeren, en persoonsgegevens volgens de AVG bewaren en verwijderen. Daarbovenop bepalen koppelingen, rapportage en rechten of het systeem bij jouw organisatie past. AI-functies zijn een aanvulling, geen basis: beoordeel ze pas als de rest klopt.
RL
Raymond Lemmers, Onafhankelijk ATS-adviseur
20+ jaar ervaring in recruitment en recruitmenttechnologie, 35+ ATS-implementaties, jurylid Recruitment Tech Awards.
Laatst bijgewerkt: 5 oktober 2026 · Methodologie
Eerst: functies zijn geen eisen
Elke leverancier heeft een featurelijst, en die lijsten lijken steeds meer op elkaar. Het verschil zit zelden in óf een functie bestaat, maar in hoe goed die past bij jouw werkwijze: hoeveel klikken een recruiter nodig heeft, of een hiring manager zonder training kan beoordelen, en of een koppeling echt gegevens uitwisselt of alleen een export maakt.
Begin daarom bij je proces: wie doet wat, van vacature-aanvraag tot contract? Vertaal dat naar eisen, en kijk pas daarna naar functies. Een sjabloon daarvoor vind je bij programma van eisen.
Uit de praktijk — Raymond Lemmers
"De fout die ik bij functielijsten het vaakst zie: alles staat erop als must."
Dan voldoet op papier bijna elk systeem, en helpt de lijst niet meer bij kiezen. Houd je musts daarom kort: alleen wat je in je eigen werkproces echt niet kunt missen.
De basis: zonder deze functies werkt het niet
| Functie | Waarom het ertoe doet | Vraag in de demo |
|---|---|---|
| Vacaturebeheer en pipeline per vacature | Iedereen ziet in één oogopslag waar elke kandidaat staat. | Laat een vacature zien met kandidaten in verschillende fasen en verplaats er één. |
| Publiceren en sollicitaties ontvangen | Vacatures moeten op je eigen site, vacaturesites en in Google for Jobs komen, en sollicitaties moeten automatisch binnenkomen. | Publiceer een vacature en laat zien waar die verschijnt en hoe een sollicitatie binnenkomt. |
| Cv-parsing en zoeken | Handmatig overtypen kost tijd en levert fouten op; zoeken in je eigen database scheelt werving. | Upload een cv en kijk welke velden goed gevuld worden. Zoek daarna op een vaardigheid. |
| Samenwerken met hiring managers | De doorlooptijd hangt vaak af van hoe snel managers beoordelen. | Laat een hiring manager een kandidaat beoordelen, vanaf een telefoon, zonder training. |
| Communicatie met kandidaten | Kandidaten verwachten snel bericht, ook bij een afwijzing. | Verstuur een afwijzing met sjabloon en laat zien hoe je die persoonlijk maakt. |
| Interviews plannen | Heen-en-weer mailen over tijdstippen is een bekende vertrager. | Plan een gesprek met agendakoppeling en laat de kandidaat zelf een tijd kiezen. |
| AVG: toestemming, bewaartermijnen, verwijderen | Het ATS bevat persoonsgegevens; jij bent verantwoordelijk voor de bewaartermijnen. | Laat zien hoe een termijn wordt gesignaleerd en hoe je een verwijderverzoek afhandelt. |
Over bewaartermijnen: de NVP Sollicitatiecode gaat uit van vernietiging binnen vier weken na afwijzing, tenzij anders afgesproken, en van hernieuwde toestemming na een jaar. Je bepaalt zelf per grondslag hoe lang je gegevens bewaart; het ATS moet die termijnen signaleren en uitvoeren.
Wat het verschil maakt: passend bij jouw organisatie
| Functie | Wanneer zwaarwegend | Vraag in de demo |
|---|---|---|
| Koppelingen en API | Als je HR-, salaris- of backofficesysteem gegevens van aangenomen kandidaten moet overnemen, of als je eigen website de vacatures toont. | Vraag de API-documentatie op en laat een werkende koppeling zien, geen logo op een slide. |
| Rechten en rollen | Bij meerdere afdelingen, vestigingen of labels, en bij vertrouwelijke vacatures. | Richt live een rol in die alleen de eigen vacatures ziet. |
| Rapportage | Als je wilt sturen op doorlooptijd, bronnen en conversie per fase. | Laat een rapport zien op doorlooptijd per fase en per bron, met jouw definities. |
| Careersite of koppeling met je eigen site | Als je werkgeversmerk zwaar weegt of je geen eigen werkenbij-site hebt. | Laat zien wat je zelf kunt aanpassen zonder de leverancier. |
| Workflows en automatisering | Bij veel vacatures of veel sollicitaties per vacature. | Laat een automatische stap zien, bijvoorbeeld een bericht bij een statuswissel. |
| Meertaligheid | Bij kandidaten of hiring managers die geen Nederlands spreken. | Zet de kandidaat- en managerkant om naar het Engels. |
| Beveiliging en datalocatie | Altijd, en zwaarder in zorg, overheid en financiële sector. | Vraag waar de data staat, welke certificeringen er zijn en hoe een verwerkersovereenkomst eruitziet. |
| Data terugkrijgen bij vertrek | Altijd; je wilt later kunnen overstappen. | Vraag in welk formaat je al je data, inclusief bijlagen en historie, terugkrijgt en tegen welke kosten. |
Hoe je een ATS aan je website koppelt, werken we uit in ATS koppelen aan je website. Waarom de exportvraag nu al telt, lees je in data migreren naar een nieuw ATS.
Uit de praktijk — Raymond Lemmers
"De functie die in selecties het vaakst wordt onderschat, is rapportage. Pas na de livegang blijkt hoe hard je stuurinformatie nodig hebt."
Laat daarom in de demo een rapport maken met jouw definities, bijvoorbeeld de doorlooptijd per fase en per bron.
Per type organisatie verschuift het zwaartepunt
Werkgever met eigen recruitment. Samenwerking met hiring managers, de koppeling met het HR-systeem en een careersite die bij je merk past wegen het zwaarst.
Recruitment- of detacheringsbureau. Je hebt naast een ATS een CRM nodig: opdrachtgevers, opdrachten, voordrachten en plaatsingen. Bij detachering komen uren, tarieven en facturatie erbij. Zie recruitmentsoftware voor een groeiend bureau.
Overheid, zorg en onderwijs. Beveiliging, datalocatie, toegankelijkheid en een aanbesteding met een programma van eisen bepalen de route. Zie recruitment en aanbestedingen.
AI-functies: aanvulling, geen basis
Bijna elk ATS noemt inmiddels AI: cv-parsing, matching, vacatureteksten, chatbots, agents. Twee dingen om te weten voordat je ze meeweegt.
Ten eerste valt AI die sollicitaties analyseert of filtert, of kandidaten beoordeelt, onder de AI-verordening in de categorie hoog risico. Dat brengt verplichtingen mee voor de leverancier én voor jou als gebruiker. Wat dat betekent, staat in de EU AI Act voor recruitment.
Ten tweede verschilt de kwaliteit sterk, en is die in een standaarddemo moeilijk te zien. Gebruik daarom testvragen met je eigen vacatures en cv's: AI in je ATS: 6 testvragen voor in elke demo.
Uit de praktijk — Raymond Lemmers
"Een chatbot voor kandidaten staat vaak als must-have op het lijstje, maar wordt in de praktijk weinig gebruikt."
Weeg zo'n functie pas mee als duidelijk is welk probleem hij oplost en wie hem na de livegang bijhoudt.
Van functielijst naar keuze
- Prioriteer. Deel elke eis in als must, should of could, en houd de musts kort.
- Schrijf scenario's. Beschrijf drie tot vijf situaties uit je eigen praktijk, zoals een vacature met veel sollicitanten of een manager die op reis beoordeelt.
- Laat de leverancier jouw scenario's doorlopen. Niet de standaarddemo.
- Laat gebruikers meekijken. Een recruiter en een hiring manager zien andere dingen dan de projectleider.
- Reken de totale kosten door. Licenties, implementatie, koppelingen en migratie over de hele contractduur; zie wat kost een ATS.
Het volledige stappenplan staat in recruitment systeem kiezen in 6 stappen. Systemen naast elkaar leggen kan in de ATS-vergelijker.
Checklist: essentiële ATS-functies
Basis
Pipeline per vacature met vrij in te richten fasen
Publiceren op eigen site, vacaturesites en Google for Jobs
Sollicitaties komen automatisch binnen, ook via mobiel
Cv-parsing en zoeken in de eigen kandidatendatabase
Hiring managers beoordelen zonder training, ook op een telefoon
Berichtsjablonen voor bevestiging, uitnodiging en afwijzing
Interviews plannen met agendakoppeling
Toestemming, bewaartermijnen en verwijderverzoeken in het systeem
Passend bij jouw organisatie
Werkende koppeling met HR-, salaris- of backofficesysteem
Gedocumenteerde API
Rollen en rechten per afdeling, vestiging of label
Rapportage op doorlooptijd, bron en conversie per fase
Careersite of koppeling met de eigen werkenbij-site
Meertalige kandidaat- en managerkant (indien nodig)
Datalocatie, certificeringen en verwerkersovereenkomst bekend
Data-export bij vertrek: formaat en kosten vastgelegd
AI (alleen na de basis)
Getest met eigen vacatures en cv's
Uitkomst uitlegbaar aan recruiter en kandidaat
Afspraken over verplichtingen onder de AI-verordening
Kies je organisatieprofiel om een checklist op maat te krijgen.
0-5 recruiters Snel en gericht starten 40 checkpunten 6-20 recruiters Professionaliseren en opschalen 94 checkpunten 20+ recruiters Enterprise en compliance 124 checkpunten
Liever direct een eerste shortlist?
Beantwoord een paar vragen en ontvang een persoonlijke ATS-aanbeveling.
Veelgestelde vragen
Wat is het verschil tussen een ATS en recruitmentsoftware?
Een ATS (applicant tracking system) is het systeem waarin je vacatures en sollicitanten beheert. Recruitmentsoftware is breder: ook tools voor sourcing, assessments, video-interviews of een CRM voor bureaus. Veel ATS'en bevatten een deel daarvan.
Welke ATS-functies zijn wettelijk nodig?
Geen functie is wettelijk verplicht, maar de AVG vraagt dat je persoonsgegevens niet langer bewaart dan nodig en verzoeken om inzage of verwijdering afhandelt. Een ATS dat bewaartermijnen signaleert en verwijderen ondersteunt, maakt dat uitvoerbaar.
Heb ik een ATS met AI nodig?
Niet om goed te werven. AI kan tijd besparen bij parsing, teksten en planning. AI die sollicitaties filtert of kandidaten beoordeelt, valt onder de AI-verordening in de categorie hoog risico; weeg dat mee voordat je het aanzet.
Hoeveel functies moet een ATS hebben?
Er is geen goed aantal. Een systeem met minder functies dat je hele team gebruikt, levert meer op dan een uitgebreid systeem dat half wordt gebruikt.
Hoe toets ik functies in een demo?
Laat de leverancier jouw scenario's doorlopen met jouw vacatures en cv's, met een recruiter en een hiring manager erbij. Vraag bij koppelingen om een werkende verbinding en de API-documentatie.
Gerelateerde pagina's
ATS vergelijkerATS systemen overzichtRecruitment systeemRecruitment systeem adviesRecruitment systeem vergelijkenATS kostenATS implementatieWat is een ATS?ATS advies