Hoe migreer je data naar een nieuw ATS?

Het 7-stappenplan voor ATS-datamigratie

1. Volledige data-audit. Map alle data die in het huidige ATS zit: kandidaatdossiers, sollicitatiehistorie, vacatures, e-mailthreads, notities, tags, custom fields, assessmentresultaten en referraldata. Bepaal per dataset het volume (aantal records, GB) en de complexiteit (aantal velden, relaties tussen entiteiten). Risico: Onvolledige audit leidt tot verrassingen halverwege het traject: data die pas na de testmigratie blijkt te ontbreken, kost 3–5x meer om alsnog te verwerken. Mitigatie: Gebruik een gestandaardiseerd audit-template. Laat elke recruiter zijn eigen dataset valideren. Bepaal expliciet welke historische data mee moet (alles, laatste 2 jaar, alleen actieve kandidaten) en welke niet.
2. Data-mapping per veld. Breng de structuur van het bronsysteem in kaart en leg vast hoe elk veld, elke status en elke tag overgaat naar het doelsysteem. Niet alle velden zijn één-op-één over te zetten: een status '2e gesprek gepland' in systeem A komt niet automatisch overeen met 'Interview scheduled' in systeem B. Risico: Mapping-fouten zijn de #1 oorzaak van dataverlies. Een foutieve status-mapping zorgt ervoor dat kandidaten in het verkeerde pipeline-stadium belanden, met gemiste afspraken en verwarde recruiters als gevolg. Mitigatie: Documenteer mapping in een centraal spreadsheet met bron-veld, doel-veld, transformatieregels en eigenaar. Laat het nieuwe ATS valideren of de mapping technisch haalbaar is vóór je verdergaat.
3. Data-cleansing en AVG-opschoning. Ruim het bronsysteem op vóór migratie, niet erna. Verwijder dubbele kandidaatprofielen, vervang verouderde e-mailadressen, archiveer sollicitaties die volgens AVG al verwijderd hadden moeten zijn, en breng de grondslag per kandidaatgroep in orde (toestemming, arbeidsovereenkomst, legitiem belang). Risico: Het meenemen van kandidaatdata zonder geldige grondslag is een AVG-overtreding. De Autoriteit Persoonsgegevens heeft sinds 2023 meerdere onderzoeken naar bewaartermijnen in recruitment gedaan. Boetes lopen op tot €20 miljoen of 4% van de wereldwijde omzet. Mitigatie: Voer een AVG-scan uit op het bronsysteem vóór de eerste data-overdracht. Documenteer per kandidaat de grondslag en bewaartermijn. Leg een verwerkersovereenkomst vast met de nieuwe ATS-leverancier.
4. Pilot-migratie. Migreer een representatieve subset van 200–500 records naar het nieuwe systeem. Dit zijn géén testrecords, het zijn echte kandidaatdossiers, vacatures en sollicitaties uit een bepaalde periode of business unit. Test op deze subset alle workflows die recruiters dagelijks gebruiken. Risico: Overslaan van de pilot leidt tot ontdekking van mapping-fouten pas na go-live, wanneer correctie 10–20x duurder is dan in de testfase. Mitigatie: Kies de pilot-set samen met de business: één vertegenwoordiger per team, één periode die alle edge-cases bevat (gesloten vacatures, kandidaten in meerdere pipelines, afgewezen sollicitaties met notities). Valideer de pilot met een dataquality-rapport.
5. Integriteitstest en acceptatie. Controleer na de pilot of de gemigreerde data klopt: aantal records, veldwaarden, relaties tussen entiteiten (kandidaat–vacature–sollicitatie), bestanden en bijlagen. Laat de business formeel accepteren. Risico: Acceptatie zonder integriteitstest leidt tot het goedkeuren van onvolledige of corrupte data. Dit komt pas aan het licht wanneer recruiters het systeem gaan gebruiken. Mitigatie: Definieer acceptatiecriteria meetbaar: percentage correct gemigreerde records (doel: >99,5%), doorlooptijd standaardworkflow, foutenpercentage bij het openen van bijlagen. Laat de business schriftelijk tekenen.
6. Cutover: de daadwerkelijke migratie. Voer de volledige migratie uit op een gepland moment, meestal in een weekend of vakantieperiode. Zet lopende vacatures en sollicitaties stil of migreer ze gefaseerd per business unit. Houd het oude systeem minimaal 30 dagen bereikbaar als terugvaloptie. Risico: Een 'big bang' cutover zonder terugvalplan brengt het recruitmentproces tot stilstand als er iets misgaat. Kandidaten die in de overgangsperiode solliciteren, raken zoek. Mitigatie: Plan een vacaturestop van 5–10 werkdagen óf migreer gefaseerd per unit. Communiceer expliciet welk systeem leidend is. Stuur kandidaten in de overgangsperiode een neutrale statusmail. Houd een rollback-plan klaar.
7. Validatie en nazorg. Controleer in de eerste 2 weken na go-live dagelijks of data volledig is, of workflows werken zoals verwacht, en of integraties (jobboards, HRIS, assessment-tools) correct doorzetten. Los issues op binnen 24–48 uur. Risico: Nazorg wordt vaak afgebouwd na 1 week, terwijl de meeste integratie-problemen pas in week 2–4 aan het licht komen. Vertraagde detectie leidt tot verlies van kandidaatdata en recruiter-vertrouwen. Mitigatie: Plan 4 weken intensieve nazorg met dagelijkse stand-ups in week 1, om de dag in week 2, en wekelijks in week 3–4. Houd het oude systeem 30 dagen read-only beschikbaar. Archiveer het daarna volgens AVG-richtlijnen.

Wat kost een ATS-datamigratie?

De softwarekosten staan in het contract; de migratiekosten meestal niet. Onderstaande tabel geeft een realistisch beeld van de kostenposten die organisaties onderschatten.

Bron: kostenindicaties gebaseerd op 35+ door ATSAdvies begeleide selectie- en implementatietrajecten in Nederland en België (2020–2026). Bedragen zijn exclusief BTW en afhankelijk van datavolume, aantal custom fields en complexiteit van integraties.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een ATS-datamigratie?

Indicatie, geen garantie: Een standaard datamigratie duurt 4–12 weken, afhankelijk van datavolume, complexiteit van custom fields en het aantal integraties. De audit en mapping (stap 1–2) nemen 2–3 weken, data-cleansing 1–2 weken, pilot-migratie 1–2 weken, en de cutover zelf 3–5 dagen. Nazorg duurt 4 weken. Enterprise-trajecten met meerdere business units en legacy-HIS lopen snel op tot 16–20 weken.

Wat kost een ATS-datamigratie?

De totale kosten van een datamigratie liggen typisch tussen €12.000 en €70.000. Dit omvat: datamigratie door de vendor (€5.000–€40.000), data-cleansing (€2.000–€10.000), AVG-scan (€1.500–€5.000), parallel-toegang oude systeem (€500–€2.000/maand), training (€3.000–€15.000) en een buffer van 15–20%. Vraag vóór contractering een vaste-prijs offerte met acceptatiecriteria.

Welke data moet je meenemen naar een nieuw ATS?

Minimaal: actieve kandidaten, lopende vacatures, openstaande sollicitaties en kandidaten in de pipeline. Aanbevolen: kandidaten uit de laatste 2 jaar met relevante notities en assessmentresultaten. Niet meenemen: kandidaten zonder geldige AVG-grondslag, afgewezen sollicitaties ouder dan 1 jaar (tenzij wettelijke bewaarplicht), en duplicaten. Archiveer historische data volgens AVG-richtlijnen.

Hoe voorkom je dataverlies bij een ATS-migratie?

Met een formele datamapping per veld, een pilot-migratie op 200–500 representatieve records, een dataquality-rapport vóór go-live, en meetbare acceptatiecriteria (doel: >99,5% correct gemigreerde records). Behoud minimaal 30 dagen parallel-toegang tot het oude systeem als terugvaloptie. Label elke custom field expliciet als 'migreren', 'archiveren' of 'laten vallen'.

Mag je alle kandidaatdata meenemen naar een nieuw ATS?

Nee. Een migratie is juridisch een nieuwe verwerking onder de AVG. Kandidaatdata zonder geldige grondslag (toestemming, arbeidsovereenkomst, legitiem belang) mag niet worden meegenomen. Voer een AVG-opschoning uit op het bronsysteem vóór migratie. Documenteer de grondslag per kandidaatgroep en leg een verwerkersovereenkomst vast met de nieuwe leverancier.