Business Case Generator voor een Nieuw ATS

Kort antwoord: Een onderbouwde business case voor een nieuw ATS rust op drie cijfers, de gemiddelde Nederlandse cost-per-hire van €4.494 (Berenschot, 2024), een time-to-hire van 36 dagen (AWVN/UWV arbeidsmarktrapport 2024) en een recruiter-uurtarief van circa €55 (ABU/AWVN). Investeringen liggen tussen €8.000 en €80.000 per jaar, met een gemiddelde terugverdientijd van 9 tot 14 maanden.

De meeste ATS-trajecten stranden niet op het systeem, maar op de business case. Deze generator helpt je in 5 stappen een onderbouwde ROI-analyse te maken — inclusief risico's, shortlist en een tijdpad dat je direct aan je directie kunt presenteren.

Zo werkt de Business Case Generator, stap voor stap

In 5 stappen bouw je een complete, directie-klare business case. Hieronder leggen we precies uit wat elke stap doet, welke input nodig is en wat je terugkrijgt.

1. Organisatiegegevens

Je vult basisgegevens in over je organisatie: sector (10 opties waaronder Zorg, IT, Overheid, Staffing), aantal medewerkers (FTE), vacatures per jaar, aantal recruiters en optioneel je huidige systeem (o.a. Excel/Outlook, Recruitee, Teamtailor, Bullhorn, Workday). Deze data bepalen de shortlist-logica en de schaalgrootte van de ROI-berekening.

  • ☐ Verplicht: sector, FTE, vacatures, recruiters
  • ☐ Optioneel: organisatienaam, huidig systeem

2. Pijnpunten kwantificeren

Je geeft aan hoeveel uren je gemiddeld per vacature besteedt (sourcing, screening, scheduling, administratie) en vinkt minimaal 1 van de 6 pijnpunten aan:

  • ☐ Veel handmatig/repetitief werk
  • ☐ Geen data-inzicht in funnel of doorlooptijden
  • ☐ Slechte candidate experience
  • ☐ AVG/compliance-risico
  • ☐ Vendor lock-in of systeem zonder roadmap
  • ☐ Time-to-hire te lang (>45 dagen)

De pijnpunten "time-to-hire" en "compliance-risico" hebben directe financiële impact op de ROI-berekening in stap 3.

3. Live ROI-berekening

De generator berekent automatisch je financiële business case op basis van de ingevoerde data:

  • Huidige tijdkosten Vacatures × uren × €55/uur marktgemiddeld
  • Geschatte besparing (35%) Door automatisering en betere workflows
  • Time-to-hire verbetering €1.500 per vacature bij snellere invulling (indien aangevinkt)
  • Compliance-risico vermeden €15.000 geschatte kosten bij AVG-incident (indien aangevinkt)

De investering wordt geschat op basis van organisatiegrootte: licentiekosten (€350–€5.000/maand) plus eenmalige implementatiekosten (€2.000–€15.000). Je ziet het netto resultaat jaar 1 en de terugverdientijd in maanden.

4. Risico-analyse

De 5 meest voorkomende risico's bij ATS-implementaties, elk met impactniveau en concrete tegenmaatregel:

  1. Implementatie duurt langer dan gepland, kies vendor met Benelux-track record, plan 20% buffer
  2. Adoptie door recruiters blijft achter, betrek key-users vanaf shortlist, plan training week 1 & 2
  3. Datamigratie gaat mis, inventariseer datakwaliteit vóóraf, plan parallelle run van 2 weken
  4. Budget wordt overschreden, vraag vaste projectprijzen, beperk maatwerk in fase 1
  5. Vendor past niet bij groeiplannen, check roadmap en track record met vergelijkbare organisaties

5. Executive Summary & Output

In de laatste stap krijg je een compleet overzicht dat je direct kunt presenteren of printen als PDF:

  • ☐ Organisatieprofiel, samenvatting van je ingevoerde gegevens
  • ☐ Geïdentificeerde pijnpunten, overzicht van aangevinkte knelpunten
  • ☐ Financiële onderbouwing, huidige kosten, besparing, investering en netto resultaat
  • ☐ Aanbevolen shortlist, 3 ATS-systemen op basis van sector en organisatiegrootte
  • ☐ Indicatief tijdpad, 8-weken planning: requirements → demo's → proof of concept → besluit
  • ☐ CTA, optie om een gratis adviesgesprek aan te vragen
  • ☐ ⏱ Invullen duurt ± 3 minuten
  • ☐ 🔒 Geen registratie nodig
  • ☐ 🖨 Direct printen als PDF via browser
  • ☐ 📊 Alle berekeningen zijn real-time