Hulp bij ATS-implementatie: echt nodig?

Drie typen organisaties, drie verschillende fouten

Kleine organisaties zien een ATS-implementatie als een groot project. Dat valt mee.

Middelgrote organisaties denken dat ze het prima zelf kunnen. Dat valt tegen. Dit is de groep waar het het vaakst misgaat.

Grote organisaties reserveren substantiële implementatiebudgetten. Maar een hoog budget garandeert nog geen goede begeleiding.

Wat "implementatie" eigenlijk betekent

Vraag tien leveranciers wat ze eronder verstaan. Je krijgt tien verschillende antwoorden.

Leverancier A geeft je de lege huls. Jij richt in. Leverancier B heeft een vast traject. Jij volgt. Leverancier C neemt je volledig mee. Samen.

Weet je dit niet vóór je tekent? Dan sta je erna met een verrassing.

Recruitee, Teamtailor en Jobylon bieden doorgaans goede onboarding, maar ook daar onderschatten organisaties het standaard format. Technisch werkt het systeem. Maar wordt het ook echt gebruikt? Dat is een ander verhaal.

Bij complexere systemen zoals Bullhorn is dat risico vele malen groter. Een van onze langste trajecten duurde vijf maanden, technisch zwaar, veel onderdelen, weinig ruimte voor fouten.

Vier vragen die je moet kunnen beantwoorden vóór de start

Niet voor de leverancier. Voor jezelf.

1. Waarom wil ik een nieuw systeem?
2. Wat verwacht ik er concreet van?
3. Gaat recruitment er echt beter van worden?
4. Krijgen wij de vacaturehouders mee?

Die laatste is de meest onderschatte. Want een ATS implementeren is geen IT-project. Het is een verandertraject.

De leverancier zorgt niet voor draagvlak

Nieuwe processen doorvoeren, weerstand wegnemen bij vacaturehouders, recruiters meenemen in een nieuwe werkwijze, dat staat niet in het implementatiecontract.

Wie dat niet zelf organiseert, heeft als recruitment manager een probleem. Niet de leverancier.

Waar het misgaat zonder begeleiding

Twee patronen zien we steeds terug.

Stappen die worden overgeslagen. Niet omdat ze onbelangrijk zijn, maar omdat niemand ze op de radar had. Drie maanden na go-live klaagt de vacaturehouder. Te laat.

Integratiekosten die pas na livegang zichtbaar worden. In de demo was WhatsApp "geïntegreerd". Na contracttekening blijkt het een losse koppeling, apart account, apart abonnement. De HRIS-koppeling leek standaard. Maar zit hem in de details: alleen datasync of ook workflows en terugkoppeling naar het personeelsdossier?

Vuistregel: reken bij een slechte implementatie op gemiddeld 20% extra kosten bovenop het projectbudget.

De vier kostenposten die niet altijd in een offerte staan

• ☐ WhatsApp Business account, apart, niet inbegrepen
• ☐ Datamigratiekosten, kandidaten en historie uit het oude systeem
• ☐ Interne uren, je projectteam werkt dit erbij
• ☐ Website-aanpassingen, nieuwe API-koppeling, nieuwe carrièresite-integratie

Meer over verborgen kosten bij ATS-selectie.

ICT: altijd te laat aangehaakt

Er is een moment in elk implementatietraject waarop het mis kan gaan. Dat moment is wanneer ICT pas wordt betrokken als de technische keuzes al gemaakt zijn.

Beslissingen terug. Vertraging. Hogere kosten.

Betrek ICT vroeg, niet als uitvoerder maar als sparringpartner.

De projecteigenaar: een schaars profiel

Een goede interne projecteigenaar heeft twee kwaliteiten die zelden samenkomen: kennis van recruitment én het vermogen om te schakelen tussen werkvloer en bestuurstafel.

De senior recruiter die dit project erbij krijgt, overziet het speelveld vaak niet volledig. En heeft een dubbele loyaliteit: de verandering doordrukken, maar daarna ook gewoon verder met diezelfde vacaturehouders. Dat is een lastige positie.

Hiring managers meenemen: op tijd, niet te vroeg. Te vroeg is ruis. Te laat is weerstand. Bij grote teams: een kerngroep van drie, met terugkoppelmomenten bij mijlpalen.

Geen geschikte projecteigenaar intern? Dan is een externe implementatiedeskundige geen luxe, het is de logische stap.

Wanneer heb je externe begeleiding nodig?

Na 35+ implementaties hanteren wij deze vuistregel:

• ☐ Onder 300 fte + full service leverancier → zelf doen is realistisch
• ☐ Onder 300 fte + geen ATS-ervaring → externe begeleiding sterk aan te raden
• ☐ Boven 300 fte → vrijwel altijd externe begeleiding nodig

Wanneer is de implementatie echt geslaagd?

Niet op go-live dag. Pas na drie maanden.

Drie meetpunten:

1. Zijn recruiters én vacaturehouders tevreden?
2. Geen vergeten kandidaten uit het oude systeem?
3. Is de time-to-hire korter?

Wat een ATS wél en niet is

Een ATS is geen wondermiddel. Het is een vereiste tool om recruitment goed te laten werken, en om met actuele rapportages bij te sturen waar nodig.

De recruitment manager die dat begrijpt, de juiste mensen op het juiste moment betrekt, en de verborgen kosten kent vóór de handtekening, die haalt het meeste uit het nieuwe systeem.

Veelgestelde vragen

Heb ik altijd externe hulp nodig bij een ATS-implementatie?

Niet altijd. Onder 300 fte met een full service leverancier is zelf implementeren realistisch. Boven 300 fte of zonder ATS-ervaring is externe begeleiding sterk aan te raden.

Wat kost een mislukte ATS-implementatie?

Reken op gemiddeld 20% extra kosten bovenop het oorspronkelijke projectbudget bij een slechte implementatie.

Wanneer is een ATS-implementatie geslaagd?

Pas na drie maanden. Meetpunten zijn gebruikerstevredenheid, geen vergeten kandidaten uit het oude systeem, en een kortere time-to-hire.

Wat doet een ATS-leverancier niet tijdens implementatie?

De leverancier levert het systeem maar zorgt niet voor draagvlak, nieuwe recruitmentprocessen of change management binnen de organisatie.