ATS voor detacheringsbureaus: waar let je op?
Kort antwoord: kijk bij detachering verder dan de recruitmentdemo, want je verdient aan de uren van een lopende opdracht. Het systeem moet opdrachten met looptijd, tarief, kostprijs en marge aankunnen, plus uren met akkoord van de opdrachtgever en verlengingen met een nieuw tarief. Werk je met zzp'ers, vraag dan naar inkoopfacturen of self-billing. Heb je professionals in vaste dienst, kijk dan naar de koppeling met je salarispakket en naar wie er zonder opdracht zit.
Twijfel je tussen één systeem of een ATS met een losse backoffice? Lees all-in-one of los ATS met backoffice. Leveranciers naast elkaar staan bij ATS-systemen voor staffing.
Wat maakt detachering anders?
Werving & selectie eindigt bij de plaatsing: één feefactuur, en de kandidaat gaat in dienst bij de opdrachtgever.
Detachering begint bij de plaatsing. Je omzet is gewerkte uren maal uurtarief, zolang de opdracht loopt. Per opdracht beheer je de looptijd, het tarief, de kostprijs of het inkooptarief, en de marge daartussen. Heb je professionals in vaste dienst, dan kost elke week zonder opdracht je geld. Wie op de bench zit en wie binnenkort vrijkomt, is dan stuurinformatie.
Uitzenden draait om verloning volgens de uitzend-cao. Juridisch ligt detachering daar dichter bij dan de naam doet denken. Volgens de Hoge Raad (4 november 2016) is elke arbeidsovereenkomst waarbij de werkgever de werknemer ter beschikking stelt aan een derde, om onder diens toezicht en leiding te werken, een uitzendovereenkomst. Een "allocatiefunctie" is daarvoor niet nodig. Ook detachering in vaste dienst kan dus een uitzendovereenkomst zijn, met gevolgen voor onder meer pensioen. Laat je constructie toetsen. Het antwoord bepaalt welke loonregels je systeem moet volgen.
Omdat je personeel uitleent, moet je geregistreerd staan in het Handelsregister van KVK: de Waadi-registratie. Op 1 januari 2027 treedt de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) in werking. Die noemt detacheerders expliciet. Vanaf 1 januari 2028 mag je alleen nog uitlenen met een toelating of ontheffing.
Must-haves voor een detacheerder
| Functie | Waarom voor detachering | Waar je in de demo op let |
|---|---|---|
| Opdracht met looptijd, tarief en kostprijs | Omzet en marge zitten in de lopende opdracht | Staan looptijd, tarief, kostprijs en marge in € en % op één scherm? Past er een tariefregel voor overwerk bij? |
| Verlenging en tariefwijziging | Een nieuw tarief moet op de juiste datum ingaan, voor factuur én marge | Blijft het oude tarief zichtbaar in de historie? Krijg je een signaal vóór de einddatum? |
| Uren met akkoord opdrachtgever | Zonder akkoord geen verkoopfactuur, en bij zzp'ers geen inkoopfactuur | Kan de contactpersoon via portaal of mail goed- en afkeuren? Wat gebeurt er bij een correctie na akkoord? |
| Zzp-inkoop of self-billing | Tegenover elke verkoopfactuur staat een inkoopfactuur | Ontstaan beide facturen uit dezelfde goedgekeurde uren? |
| Bench en beschikbaarheid | Je wilt zien wie zonder opdracht zit en wie binnenkort vrijkomt | Vraag een lijst van opdrachten die binnen acht weken aflopen |
| Skills-matching op opdrachten | Je matcht eerst op eigen professionals en je netwerk | Zoek met een echte aanvraag. Tonen de resultaten beschikbaarheidsdatum en kostprijs? |
| Leveranciers en documenten | Zzp'ers en ketenpartners hebben eigen registraties en contracten | Leg je per leverancier documenten met een vervaldatum vast, met een signaal vooraf? |
Backoffice: vaste dienst of zzp
Vaste dienst. Je verloont zelf of via een salarispakket. Een koppeling tussen ATS en salarispakket kan dan volstaan. Vraag welke gegevens van de plaatsing naar het loon gaan, in welke richting en hoe vaak.
Zzp. Je betaalt geen loon, maar een inkoopfactuur. Die stuurt de zzp'er zelf, of je gebruikt self-billing: jij maakt de factuur op namens de zzp'er. Volgens de Belastingdienst mag dat als je het vooraf samen afspreekt. Op de factuur staat dan "factuur uitgereikt door afnemer". De zzp'er blijft verantwoordelijk voor de juistheid en de btw. Accepteert hij de factuur niet, dan moet hij dat op tijd melden. Vraag dus of het systeem die vermelding zet, de afspraak per zzp'er vastlegt en een afgekeurde factuur kan terugdraaien.
Let ook op de Wet DBA. Sinds 1 januari 2025 handhaaft de Belastingdienst weer op schijnzelfstandigheid. Blijkt een zzp'er eigenlijk werknemer, dan kan de Belastingdienst loonheffingen naheffen. Dat gaat niet verder terug dan 1 januari 2025, behalve bij kwaadwillendheid. Vanaf 1 januari 2026 kunnen ook vergrijpboetes volgen. Een ATS beslist niet of iemand zelfstandig is. Wel leg je per opdracht de overeenkomst, de werkomschrijving en je beoordeling vast, zodat je ze bij een controle terugvindt.
Vraag in de demo daarom welk systeem leidend is voor uren en tarieven, en of je die gegevens maar één keer invoert.
Matching op opdrachten en bench
Een aanvraag heeft een startdatum, een looptijd en soms een maximumtarief. Zoek dan in deze volgorde: de bench, professionals van wie de opdracht binnenkort afloopt, je netwerk van zzp'ers en oud-kandidaten, en pas daarna nieuwe werving.
Daarvoor moet het systeem drie dingen weten: de beschikbaarheidsdatum (de einddatum van de huidige opdracht), skills en certificaten met vervaldatum, en de kostprijs of het inkooptarief. Dan zie je vóór het voorstel of de marge klopt.
Let bij een talentpool op de AVG. De NVP Sollicitatiecode (versie juli 2025) gaat ervan uit dat je gegevens van een afgewezen sollicitant binnen vier weken vernietigt, tenzij anders afgesproken. Bewaar je langer met toestemming, dan vraag je die na een jaar opnieuw. Het systeem moet die toestemming per kandidaat met een einddatum bijhouden en je helpen opschonen.
Inkoopkanalen: raamcontracten, brokers en aanbestedingen
PIANOo, het expertisecentrum aanbesteden van de overheid, noemt voor het inhuren van flexibele arbeidskrachten onder meer raamovereenkomsten, een managed service provider (MSP) of broker als schakel tussen de aanbestedende dienst en de leveranciers, en een dynamisch aankoopsysteem (DAS).
Leg daarom per aanvraag vast: kanaal, raamcontract of broker, aanvraagnummer, sluitingsdatum, maximumtarief en wie je hebt voorgesteld. Dan zie je later welk kanaal marge oplevert. Sommige ATS'en importeren aanvragen uit een vendor management system (VMS). Vraag of dat werkt voor jouw kanalen.
Huur je zelf professionals in bij ketenpartners? Wie personeel inhuurt, moet volgens Ondernemersplein controleren of de leverancier een Waadi-registratie heeft. Vanaf 1 juli 2027 kunnen inleners in een openbaar register zien of een uitlener is toegelaten. Leg die controle per leverancier vast.
Voorbeelden van leveranciers
Gecontroleerd op de eigen website van de leverancier op 30 september 2026. Alfabetisch, zonder rangorde, en alleen wat de site zelf over detachering zegt. Het volledige overzicht staat op ATS-systemen voor staffing.
| Leverancier | Wat de eigen site noemt voor detachering |
|---|---|
| AFAS | ERP voor detacheerders: verlonen op contracturen en factureren op gewerkte uren vanuit één bron, inzicht in kostprijs en marge, inhuurkrachten uitbetalen via selfbilling. |
| Bullhorn | ATS & CRM met matching voor uitzenden en detacheren. Op de prijspagina: koppelingen met meer dan 110 VMS'en, en tijdregistratie, goedkeuring van timesheets en rate card management in de Recruitment Cloud Workforce Edition. |
| Byner | Eén platform voor detachering, "van recruitment en opdrachten tot urenregistratie, compliance, forecasting en facturatie". Reversed billing bij zzp-bemiddeling. Koppelt waar nodig met payroll-, ERP- en financesystemen. |
| Carerix | ATS/CRM met zicht op aflopende contracten en integratie met backoffice- of verloningssoftware. Volgens de editiepagina zit integratie met mid- en backoffice in de ARF-editie. |
| Flexmeester | Backofficesoftware voor detacheringsbureaus: klantportaal voor het akkoord op urenstaten, proforma met kostprijs, verloning, en selfbilling voor samenwerking met zzp'ers en intermediairs. |
| Mysolution | Controle over marges en looptijden, meldingen bij opdrachten die aflopen, en uren die doorlopen naar salaris of factuur. |
| OTYS | Realtime inzicht in beschikbaarheid en lopende opdrachten; uren, contracten en facturen lopen mee; koppelen met je backoffice. Volgens de footer is OTYS onderdeel van Mysolution. |
Van de pagina's die we controleerden, noemt alleen Bullhorn prijzen: Starter €85 en Core €115 per gebruiker per maand, voor kleine bureaus. Btw en contractduur staan er niet bij. Zie ook prijsmodellen vergelijken.
Demoscenario in vijf stappen
Stuur dit scenario een week vooraf, met je eigen opdrachtgever en tarieven. Laat iemand van je backoffice meekijken.
- Opdracht aanmaken. Maak een opdracht aan via een raamcontract: zes maanden, 36 uur per week, uurtarief €95, maximumtarief €100, met aanvraagnummer en inkoopordernummer. Komt dat inkoopordernummer later vanzelf op de factuur?
- Professional voorstellen. Zoek een professional in vaste dienst die over drie weken vrijkomt, en een zzp'er uit je netwerk. Maak een cv in het format van de opdrachtgever. Leg vast wie je aan wie hebt voorgesteld.
- Plaatsing met kostprijs en marge. Plaats de zzp'er met een inkooptarief van €78. Waar zie je de marge, in € en in %? Doe hetzelfde met de kostprijs per uur van je professional in vaste dienst.
- Uren met akkoord. Laat een week uren invoeren. De opdrachtgever keurt goed via portaal of mail en keurt één dag af. De correctie gaat opnieuw ter goedkeuring. Maak daarna de verkoopfactuur en de inkoop- of self-billingfactuur uit dezelfde uren.
- Verlenging met tariefwijziging. Verleng met zes maanden: uurtarief €99 en inkooptarief €81, vanaf de eerste dag van de verlenging. Worden uren van vóór die datum tegen het oude tarief gefactureerd? Verandert de marge mee? Waarschuwt het systeem vóór de einddatum?
Test stap 5 daarom echt, met een verlenging die midden in een factuurperiode ingaat.
Stap je over? Neem lopende opdrachten, tarieven en einddata mee in je datamigratie. Wat je nodig hebt, hangt ook af van je teamgrootte.
Veelgestelde vragen
Heeft een detacheringsbureau een ander ATS nodig dan een W&S-bureau?
Het werk na de plaatsing verschilt. Een detacheerder beheert opdrachten, tarieven, marges, uren en verlengingen. Een W&S-bureau redt het met voordrachten, plaatsingen en een feefactuur.
Is detachering juridisch hetzelfde als uitzenden?
Dat kan. Volgens de Hoge Raad (4 november 2016) is voor een uitzendovereenkomst geen allocatiefunctie nodig. Laat je eigen constructie toetsen.
Moet ik me als detacheerder registreren?
Ja, met een Waadi-registratie in het Handelsregister van KVK. Vanaf 1 januari 2028 heb je onder de Wtta ook een toelating of ontheffing nodig.
Mag ik facturen maken namens mijn zzp'ers?
Ja, via self-billing, als je dat vooraf met de zzp'er afspreekt. De zzp'er blijft verantwoordelijk voor de juistheid en de btw.
Wat kost een ATS voor detachering?
Op de pagina's die we controleerden, publiceert alleen Bullhorn een prijs: €85 (Starter) en €115 (Core) per gebruiker per maand. Vergelijk de totale kosten, inclusief backoffice en koppelingen.