Een nieuw ATS live vóór de wervingspiek van 2027? Dan begint dat vóór de zomer

Reken eens terug vanaf de wervingspiek

Stel: je wilt je nieuwe ATS draaiend hebben vóór het voorjaar van 2027, want dan trekt de werving weer aan en heb je de capaciteit nodig. Begin bij die datum en reken terug.

Zo'n traject duurt bij de overheid meestal zes tot twaalf maanden, van het eerste oriënterende gesprek tot een werkend systeem. Die tijd valt ruwweg in drie gelijke delen uiteen:

• ☐ Oriënteren en onderbouwen
• ☐ Aanbesteden of inkopen
• ☐ Implementeren, met datamigratie en het testen van koppelingen

Elk deel kost zomaar twee tot drie maanden.

Leg dat tegen een kalender aan. Live in het voorjaar van 2027 betekent dat je in de winter aan het implementeren bent. De aanbesteding moet dan in het najaar al rond zijn, en dat is precies het moment waarop ook je begroting voor 2027 wordt behandeld en het budget moet worden vastgelegd. Om vóór die begrotingsbehandeling een onderbouwd voorstel klaar te hebben, moet je oriëntatie deze zomer al gebeurd zijn.

Het ongemakkelijke is dat de fase die je nu zou moeten oppakken, in mei en juni, dezelfde fase is die de meeste organisaties tot september laten liggen. Begin je nu, dan heb je marge. Begin je na de zomer, dan wordt het krap en heb je geen speelruimte meer als er onderweg iets uitloopt. En er loopt vrijwel altijd iets uit.

Het zijn de handtekeningen die de tijd opeten

Wat een traject doet uitlopen, is bijna nooit de techniek. Het is de besluitvorming. Een collegebesluit, een akkoord van de budgethouder, soms nog langs de raad. Die overleggen hebben hun eigen ritme en je krijgt ze niet sneller. In de zomer komen ze sowieso niet bij elkaar.

Een ATS staat bij de overheid bovendien zelden los van de rest. De koppelingen die het meeste werk geven, zijn juist die met de systemen waar het echt om draait: de salaris- en HR-administratie, en de identity- en single-sign-on-omgeving die onder je informatiebeveiliging valt. Voor elke koppeling schuift er weer iemand aan, een functioneel beheerder of een security officer, met een eigen agenda.

Daar bovenop komen de toetsen die nu eenmaal bij de publieke sector horen. Een BIO-beoordeling en een pentest voordat je live mag. Een DPIA en een verwerkersovereenkomst voor de privacy. De eisen voor digitale toegankelijkheid. Bij gemeenten ook nog de toets aan de architectuur en aan standaarden als Common Ground. Allemaal terecht, maar het zijn evenzoveel poortjes, elk met een eigen beoordelaar en een eigen wachttijd.

Een gemeente die er een jaar over deed

Ik begeleidde een gemeente die ervan uitging dat het nieuwe ATS er binnen een halfjaar zou staan. Het werden negen tot twaalf maanden. Aan de leverancier lag het niet en aan de migratie ook niet. Het kwam doordat één akkoord steeds net na de eerstvolgende collegevergadering viel. Iedere keer een paar weken erbij, en het zomerreces deed er nog een schep bovenop. De software zelf was in een paar weken ingericht. De besluitvorming eromheen kostte het grootste deel van het jaar.

Zo gaat het bijna altijd. Hoe eerder je begint, hoe meer ruimte je overhoudt voor dat soort vertraging.

De oriëntatie is het enige dat je nu al kunt doen

Aan de collegecyclus verander je niets, en de aanbestedingstermijnen liggen vast. Boven de Europese drempel moet je aanbesteden, daaronder kan het meervoudig onderhands of via een raamovereenkomst. Welke vorm het wordt, hangt af van het bedrag.

De oriëntatie kun je wél vandaag starten, zonder dat er iemand voor hoeft te tekenen. Het lastige is alleen dat die oriëntatie je, als je hem zelf doet, ook weer twee tot drie maanden kost. Demo's inplannen, met elke leverancier apart praten, en bij ieder gesprek het verkoopverhaal eruit filteren om tot een eerlijk beeld te komen. Daar valt de meeste tijd terug te winnen.

Daarvoor hebben we ATSAdvies gemaakt: een onafhankelijk overzicht met een transparant verdienmodel en zonder pay-to-rank. Je legt er ruim vijftig ATS-systemen, hun negenenveertig integraties en zo'n veertig AI-tools voor recruitment naast elkaar, zonder dat iemand je iets probeert te verkopen. Dat scheelt je de weken aan losse gesprekken, en je kunt het toespitsen op de eisen die specifiek voor de overheidssector gelden.

Wil je nu beginnen, dan houd je met een gratis account je shortlist bij, plus je eisen en aantekeningen per systeem. Je krijgt bericht zodra er een update is over een leverancier op je lijst, bijvoorbeeld een nieuwe review of een verandering in de status. Tegen de tijd dat de begroting wordt behandeld, ligt je onderbouwing er dan al.

De keuze is niet nu of na de zomer. Het is nu of een jaar later.

Begin je deze zomer met oriënteren, dan draait je systeem op tijd voor de werving van 2027. Stel je het uit, dan schuift de hele planning mee en zit je volgend jaar opnieuw met dezelfde afweging.

Veelgestelde vragen

Hoe lang duurt een ATS-traject bij de overheid?

Gemiddeld zes tot twaalf maanden, van het eerste oriënterende gesprek tot een werkend systeem. Dat valt grofweg uiteen in drie gelijke delen: oriënteren en onderbouwen, aanbesteden of inkopen, en implementeren met datamigratie en het testen van koppelingen.

Waarom duurt het bij de overheid langer dan bij een commerciële organisatie?

Niet door de software, maar door de besluitvorming en de verplichte toetsen. Collegebesluiten, akkoord van de budgethouder, BIO-beoordeling, pentest, DPIA, verwerkersovereenkomst, digitale toegankelijkheid en bij gemeenten ook de architectuurtoets en Common Ground. Elk poortje heeft een eigen beoordelaar en wachttijd.

Moet een overheidsorganisatie altijd aanbesteden voor een ATS?

Boven de Europese drempel ja. Daaronder kan het meervoudig onderhands of via een raamovereenkomst. Welke vorm het wordt, hangt af van het bedrag van de opdracht.

Wanneer moet ik beginnen als ik vóór de wervingspiek 2027 live wil?

Reken terug: implementeren in de winter, aanbesteding rond in het najaar van 2026, onderbouwd voorstel klaar vóór de begrotingsbehandeling. Dat betekent dat de oriëntatie deze zomer (mei–augustus 2026) al gedaan moet zijn.

Wat kan ik nu doen zonder dat er een handtekening voor nodig is?

De oriëntatie. Systemen, integraties en AI-tools naast elkaar leggen, eisen formuleren en een shortlist opbouwen. Daar hoeft niemand voor te tekenen en het scheelt later twee tot drie maanden in het traject.