Hoe vraag je een goede ATS-demo aan? 8 tips voor maximaal inzicht
Plan maximaal 3 ATS-demo's in dezelfde week. Stuur vooraf 5 must-have scenario's naar de vendor. Betrek een recruiter, hiring manager én IT-contactpersoon. Gebruik een gewogen scorecard (functionaliteit 30%, UX 25%, prijs 20%, integraties 15%, support 10%). Vraag altijd een 2-weken trial aan.
Een ATS-demo is het moment waarop marketing stopt en realiteit begint. Maar de meeste organisaties laten zich in een demo leiden door de vendor, en missen daardoor cruciale informatie. Met deze 8 tips zorg je ervoor dat je demo's vergelijkbaar, informatief en beslissend zijn.
Voorbereiding: wat doe je vóór de demo?
1) Stel een shortlist samen van maximaal 3 systemen, meer dan 3 demo's leidt tot keuzestress. 2) Definieer 5 must-have scenario's die je tijdens de demo wilt zien (bijv. een kandidaat door je volledige workflow loodsen). 3) Stuur deze scenario's minimaal 3 dagen van tevoren naar de vendor. 4) Betrek minstens één recruiter, één hiring manager en één IT-contactpersoon bij de demo. 5) Plan demo's van verschillende vendors in dezelfde week, zo kun je beter vergelijken.
Tijdens de demo: de vragen die je moet stellen
Vraag niet alleen naar features maar naar resultaten: 'Hoe snel kan een recruiter een vacature van intake tot publicatie brengen?' Vraag naar de mobiele ervaring van kandidaten, laat de vendor solliciteren op een telefoon, live. Vraag naar de implementatietijd bij vergelijkbare organisaties (niet het gemiddelde, maar bij organisaties van jouw grootte). Vraag naar de roadmap: welke features komen de komende 12 maanden? Vraag naar referenties in jouw sector, en bel ze daadwerkelijk.
Na de demo: hoe vergelijk je objectief?
Gebruik een scorecard met gewogen criteria: functionaliteit (30%), gebruiksgemak (25%), prijs-kwaliteit (20%), integraties (15%) en support (10%). Laat elke demo-deelnemer onafhankelijk scoren vóór je samen bespreekt, dit voorkomt groupthink. Vraag altijd een trial-account aan: 30 minuten demo zegt minder dan 2 weken zelf uitproberen. Plan een beslismoment binnen 2 weken na de laatste demo, langer wachten leidt tot besluiteloosheid.
Veelgestelde vragen
Hoeveel ATS-demo's moet ik plannen?
Maximaal 3. Begin met een longlist van 5-8 systemen, filter op must-have criteria, en plan demo's voor de top 3. Meer dan 3 demo's leidt tot informatieoverload en vertraagt het besluitvormingsproces.
Hoe lang duurt een goede ATS-demo?
Plan 60-90 minuten per demo. 30 minuten is te kort voor diepgang; 2 uur is te lang om focus te houden. Vraag de vendor om 45 minuten demonstratie en 15-30 minuten Q&A.
Moet ik betalen voor een ATS-demo?
Nee. Elke serieuze ATS-vendor biedt gratis demo's aan. Als een vendor kosten in rekening brengt voor een demo, is dat een rode vlag.