Screening bij werving: wat controleer je en hoe?

Kort antwoord: controleer alleen wat voor de functie nodig is en vertel de kandidaat vooraf wat je controleert. De basis is voor elke functie hetzelfde: identiteit en werkrecht vóór de eerste werkdag (dat is een wettelijke plicht), het diploma via een uittreksel van DUO, en referenties alleen met toestemming van de kandidaat. Een verklaring omtrent het gedrag (VOG) vraag je aan bij Justis als de functie daarom vraagt; voor een deel van de functies is die wettelijk verplicht. In de zorg komt daar de controle van het BIG-register bij. Screeningsdiensten kunnen controles bundelen en aan je ATS koppelen, maar een VOG geeft alleen Justis af.

Raymond Lemmers, Onafhankelijk ATS-adviseur

20+ jaar ervaring in recruitment en recruitmenttechnologie, 35+ ATS-implementaties, jurylid Recruitment Tech Awards.

LinkedIn · Over ATSAdvies

Laatst gecontroleerd: 7 oktober 2026 · Methodologie

Wat mag je controleren?

Screening is het nagaan of wat een kandidaat over zichzelf vertelt klopt, en of er iets in de weg staat voor de functie. De AVG vraagt dat je alleen gegevens verwerkt die je voor dat doel nodig hebt. Hoe gevoeliger de functie, hoe meer je mag nagaan; een kassamedewerker en een financieel directeur screen je niet op dezelfde manier.

Drie spelregels uit de NVP Sollicitatiecode (juli 2025):

Referenties: vraag de kandidaat vooraf toestemming, tenzij de wet die toestemming niet vereist.
Informatie van internet en sociale media: die is niet altijd betrouwbaar of relevant. Bespreek wat je vindt met de kandidaat en noem de bron.
Bewaren: gegevens van afgewezen kandidaten vernietig je binnen vier weken na de afwijzing, tenzij je iets anders hebt afgesproken.

Justis raadt aan om in de vacaturetekst al te melden dat je screent. Dan weet de kandidaat waar hij aan toe is, en kun je de controles aan het eind van de procedure doen zonder verrassingen.

De controles op een rij

Controle	Hoe	Wanneer	Let op
Identiteit	Origineel paspoort, identiteitskaart of vreemdelingendocument bekijken; een rijbewijs telt niet. Kopie bewaren in de loonadministratie.	Vóór de eerste werkdag	Kopie bewaren tot minimaal 5 jaar na het kalenderjaar van uitdiensttreding. Vraag geen kopie in het sollicitatieformulier: de plicht geldt bij indiensttreding.
Werkrecht	Nagaan of de kandidaat in Nederland mag werken (Wet arbeid vreemdelingen). Nederlanders en burgers van de EER en Zwitserland mogen werken; anderen hebben een bewijs nodig.	Vóór de eerste werkdag	Een burgerservicenummer betekent niet automatisch dat iemand in Nederland mag werken.
Diploma (Nederlands)	De kandidaat downloadt een uittreksel uit Mijn diploma's bij DUO. Jij controleert de echtheid met de diplomacontrole van DUO.	Aan het eind van de selectie	Een pdf zonder echtheidskenmerk is mogelijk geen origineel DUO-document.
Diploma (buitenlands)	Diplomawaardering via IDW (aan te vragen door werkgever of werknemer; niet gratis). Voor gereglementeerde beroepen, zoals arts of verpleegkundige, is beroepserkenning nodig.	Vóór het aanbod	Waardering en erkenning zijn twee verschillende dingen.
Referenties	Navraag bij eerdere werkgevers, met toestemming van de kandidaat.	Laatste ronde	Stel per functie dezelfde vragen en leg de antwoorden vast.
VOG	Aanvraag klaarzetten bij Justis; de kandidaat rondt af en betaalt.	Vóór de eerste werkdag	Zie hieronder.
BIG-register (zorg)	Opzoeken in het openbare BIG-register.	Vóór de eerste werkdag en daarna periodiek	Zie BIG-register controleren bij werving.

Een VOG aanvragen als werkgever

Log in op MijnJustis met eHerkenning (niveau EH2+ met de machtiging voor de VOG-aanvraag).
Vul de gegevens van je organisatie in en kies het screeningsprofiel dat bij de functie past.
De kandidaat krijgt een e-mail van Justis, logt in met DigiD, controleert de gegevens en betaalt met iDEAL.
Justis beoordeelt de aanvraag, meestal binnen 1 tot 4 weken, soms tot 8 weken.
De kandidaat ontvangt de VOG digitaal of op papier en geeft hem aan jou. Controleer een digitale VOG altijd op echtheid via validatie.nl.

Een digitale aanvraag via de werkgever kost €33,85, een aanvraag via de gemeente €41,35 (tarieven volgens justis.nl, 7 oktober 2026). Een VOG heeft geen geldigheidsduur: de beoordeling is een momentopname. Hoe oud een VOG mag zijn, bepaalt de werkgever of de wet voor jouw sector.

Wanneer is een VOG verplicht? Voor een deel van de functies schrijft de wet een VOG voor, bijvoorbeeld voor leraren, gastouders en taxichauffeurs. In de kinderopvang en de taxibranche geldt daarnaast continue screening: Justis krijgt elke wijziging in het strafblad door en kan de werkgever via de toezichthouder laten weten dat een nieuwe VOG nodig is. Ook in een deel van de zorg is een VOG bij indiensttreding verplicht. Voor andere functies beslis je zelf of je een VOG vraagt. In vacatures van 46 ziekenhuisorganisaties (8 oktober 2026) noemen 27 ziekenhuizen een VOG, 11 referenties en 5 een controle van diploma's. In vacatures van de 100 grootste gemeenten (8 oktober 2026, 86 leesbaar) noemen 36 gemeenten een VOG, 2 andere alleen een screening of antecedentenonderzoek en 4 dat ze openbare bronnen of sociale media kunnen raadplegen.

Screening in je ATS

Een ATS doet de controles meestal niet zelf, maar kan ze wel starten en de uitkomst bijhouden. Zo richt je het in:

Start de screening op een vaste stap, bijvoorbeeld bij "aanbod". Dan screen je alleen wie je echt wilt aannemen.
Laat de screeningsdienst alleen de uitkomst terugsturen (gestart, afgerond, aandacht nodig), niet het hele rapport, tenzij je dat nodig hebt.
Leg per controle een bewaartermijn vast, los van de termijn voor het sollicitatiedossier.
Zet identiteit en VOG door naar het HR- of salarissysteem bij indiensttreding, niet in het ATS-dossier van afgewezen kandidaten.

Vragen voor je ATS-leverancier of screeningsdienst:

Welke koppeling is er, standaard of via een partner, en wat kost die?
Kan de screening automatisch starten bij een bepaalde status, en komt de uitkomst terug in het kandidaatdossier?
Welke gegevens gaan naar de screeningsdienst, en waar worden ze opgeslagen?
Hoe lang bewaart de dienst de gegevens, en wie tekent de verwerkersovereenkomst?
Kan de kandidaat zien welke controles lopen?

Meer over koppelingen lees je in ATS-integraties: hoe en waarom.

Tools voor screening en verificatie

Een overzicht van diensten voor identiteit, diploma's, referenties en screening, op categorie en zonder rangorde. De beschrijvingen komen van de sites van de aanbieders zelf. Een VOG vraag je altijd aan bij Justis, ook als een dienst de aanvraag voor je klaarzet.

Start gratis quickscan Bekijk ATS-integraties

AlleID-verificatieDiploma- & certificaatcheckScreeningReferentiecheckCompliance & AMLVerificatie

12 tools gevonden

Sterling

Compliance & AML

Globale screening- en compliance-suite met ATS-integraties (Workday, Greenhouse, SAP).

Wanneer nuttig: Voor enterprises met meerdere landen en gedeelde HR-stack.

Diplomaregister (DUO)

Diploma- & certificaatcheck

Officieel Nederlands diplomaregister via DUO. Kandidaat deelt verklaring direct uit Mijn DUO.

Wanneer nuttig: Bij Nederlandse hires waar formele diploma-verificatie vereist is, gratis voor de werkgever.

DiplomaSafe

Diploma- & certificaatcheck

Platform om digitale diploma's, badges en certificaten uit te geven en te controleren, vooral voor hoger onderwijs en beroepsorganisaties.

Wanneer nuttig: Wanneer kandidaten digitale diploma's willen delen die direct verifieerbaar zijn.

iDIN

ID-verificatie

Identificeren met de inlogmiddelen van je eigen bank. Volgens idin.nl vervangt itsme iDIN de komende jaren geleidelijk.

Wanneer nuttig: Bij Nederlandse hires waar je sterke ID-verificatie wilt zonder paspoortscan.

ItsMe

ID-verificatie

Belgische digitale identiteit, volgens idin.nl inmiddels ook beschikbaar in Nederland als opvolger van iDIN.

Wanneer nuttig: Bij Belgische hires of cross-border NL/BE flows met sterke ID-eisen.

Onfido

ID-verificatie

Wereldwijde aanbieder van AI-gedreven document- en biometrische verificatie.

Wanneer nuttig: Bij internationale of remote-first hires die je document + selfie laat verifiëren.

Trustfull

ID-verificatie

Real-time identity & fraud-signalen op basis van email, telefoon en device.

Wanneer nuttig: Bij online of remote hires waar je direct fraude-risico's wilt afvangen.

Veriff

ID-verificatie

Identity verification met AI + menselijke review. 12.500+ documenttypes in 230+ landen en gebieden (eigen opgave)

Wanneer nuttig: Bij internationale hires of platformen met streng KYC-vereiste.

Zinc

Referentiecheck

UK-based reference & employment-history check. Werkt grotendeels geautomatiseerd via candidate-portal.

Wanneer nuttig: Bij snelle, gestandaardiseerde referentiechecks voor white-collar rollen.

Accurate Background

Screening

Screening platform met wereldwijde dekking en compliance-hooks (FCRA, AVG).

Wanneer nuttig: Voor enterprises met internationale hires en strikte compliance-eisen.

Checkr

Screening

Amerikaanse screening-aanbieder met API voor volume en gig-economy hiring.

Wanneer nuttig: Voor internationale screening, vooral US/UK, met API-koppeling op je ATS.

Validata

Screening

validata.nl verwijst door naar DISA (kantoor in Amsterdam). DISA biedt pre-employment screening met onder meer diploma-, referentie- en ID-checks en hulp bij de VOG-aanvraag; de VOG zelf komt van Justis. Noemt een koppeling met AFAS.

Wanneer nuttig: Bij hoog volume Nederlandse hires waarbij VOG en achtergrondonderzoek standaard zijn.

Verder verkennen

Alle ATS-systemen

Doorzoek 60+ ATS-systemen actief in Nederland.

ATS-integraties

Koppelingen tussen ATS, screening en HR-stack.

AI-tools voor recruitment

Vergelijk AI-tools naast je ATS-stack.

Veelgestelde vragen

Hoe vraag ik als werkgever een VOG aan voor een nieuwe medewerker?

Via MijnJustis met eHerkenning (EH2+ met de machtiging voor de VOG-aanvraag). Je kiest het screeningsprofiel voor de functie; de kandidaat krijgt een e-mail, logt in met DigiD en betaalt. De beoordeling duurt meestal 1 tot 4 weken.

Wat kost een VOG?

Een digitale aanvraag via de werkgever kost €33,85, via de gemeente €41,35 (justis.nl, oktober 2026). Er wordt geen btw gerekend.

Hoe lang is een VOG geldig?

Een VOG heeft geen vaste geldigheidsduur, want de beoordeling is een momentopname. De werkgever of de regels voor de sector bepalen hoe oud een VOG mag zijn.

Mag ik referenties nagaan zonder toestemming van de kandidaat?

Volgens de NVP Sollicitatiecode vraag je vooraf toestemming, tenzij de wet die niet vereist.

Hoe controleer ik of een diploma echt is?

Vraag de kandidaat om een uittreksel uit Mijn diploma's van DUO en controleer de echtheid met de diplomacontrole van DUO. Voor een buitenlands diploma kan een diplomawaardering van IDW helpen.

Mag ik een kopie van het paspoort van een sollicitant vragen?

De wettelijke plicht om het identiteitsbewijs te controleren en een kopie te bewaren geldt bij indiensttreding. Vraag de kopie dus pas als de kandidaat in dienst komt, niet in het sollicitatieformulier.

Bronnen

Alle bronnen geraadpleegd op 7 oktober 2026.